この記事で分かること
この記事では、ChatGPTでメール文を作る時に使いやすいプロンプト例を初心者向けに解説します。
主に、次の内容が分かります。
- ChatGPTでメール文を作る時の基本
- メール作成で伝えるとよい条件
- 依頼メールのプロンプト例
- お礼メールのプロンプト例
- 謝罪メールのプロンプト例
- 日程調整メールのプロンプト例
- ChatGPTで作ったメールを使う時の注意点
ChatGPTは、メール文の下書きを作る時に便利です。
ただし、作られた文章をそのまま送るのではなく、自分の状況に合っているか、相手に失礼がないか、事実に間違いがないかを確認してから使いましょう。
ChatGPTでメール文を作る時の基本
ChatGPTにメール文を作ってもらう時は、ただ「メールを書いて」と頼むよりも、条件を具体的に伝えると使いやすい文章になります。
たとえば、次のような情報を入れると、意図に合った下書きになりやすいです。
- 誰に送るメールか
- 何を伝えたいか
- どのくらい丁寧にしたいか
- 返信が必要か
- 期限や希望日時があるか
- 謝罪やお礼を含めたいか
- 長さは短めか、少し丁寧にするか
メールは相手との関係性によって表現が変わります。
同じ内容でも、友人向け、社内向け、取引先向け、お客様向けでは、適した言い方が違います。ChatGPTに依頼する時は、相手との関係も伝えましょう。
使いやすい基本プロンプト
まずは、どんなメールにも使いやすい基本形です。
以下の内容でメール文を作ってください。
相手：
目的：
伝えたい内容：
雰囲気：
長さ：
注意点：入力例です。
以下の内容でメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：打ち合わせ日程の変更をお願いする
伝えたい内容：
- 予定していた日時に参加できなくなった
- お詫びしたい
- 代替候補日を3つ提示したい
雰囲気：丁寧で失礼のない表現
長さ：長すぎない
注意点：理由は詳しく書かず、簡潔にしたいこのように条件を分けると、ChatGPTがメールの目的を理解しやすくなります。
依頼メールのプロンプト例
誰かに作業や確認をお願いする時は、相手に負担をかける表現になりすぎないように注意します。
取引先に確認をお願いするメール
取引先に確認をお願いするメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：添付資料の内容を確認してもらう
伝えたい内容：
- 資料を添付した
- 内容に問題がないか確認してほしい
- 修正点があれば教えてほしい
- 可能であれば今週中に返信がほしい
雰囲気：丁寧でやわらかい
長さ：短めこの依頼では、相手にしてほしいことと期限を明確にします。
ただし、期限を書く時は「今週中にお願いします」と強く言い切るよりも、「可能であれば今週中にご確認いただけますと幸いです」のようにすると、やわらかい印象になります。
社内の人に作業をお願いするメール
社内の人に作業をお願いするメール文を作ってください。
相手：同じ部署のメンバー
目的：資料作成の一部をお願いする
伝えたい内容：
- 来週の会議で使う資料を作っている
- 売上データの表を作成してほしい
- 締め切りは金曜日の午前中
- 分からない点があれば連絡してほしい
雰囲気：丁寧だが堅すぎない
長さ：短め社内メールでは、相手との距離感に合わせて、堅すぎない表現にすると自然です。
お礼メールのプロンプト例
お礼メールは、何に対して感謝しているのかを具体的に書くと、気持ちが伝わりやすくなります。
打ち合わせ後のお礼メール
打ち合わせ後のお礼メールを作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：打ち合わせのお礼を伝える
伝えたい内容：
- 本日の打ち合わせへのお礼
- 説明が分かりやすかったこと
- 次回までにこちらで資料を確認すること
- 今後ともよろしくお願いしたいこと
雰囲気：丁寧で自然
長さ：短め打ち合わせ後のメールでは、お礼だけでなく、次に何をするのかも書くと分かりやすくなります。
手伝ってもらった時のお礼メール
手伝ってもらった相手に送るお礼メールを作ってください。
相手：社内の先輩
目的：作業を手伝ってもらったお礼
伝えたい内容：
- 忙しい中、対応してくれたことへのお礼
- おかげで作業が予定通り進んだこと
- 今後も分からない点があれば相談したいこと
雰囲気：感謝が伝わるが、重すぎない
長さ：短めお礼メールは、定型文だけだと少し冷たく見えることがあります。「何が助かったのか」を1文入れると自然です。
謝罪メールのプロンプト例
謝罪メールは、言い訳が多くならないように注意します。
必要なのは、何が起きたのか、お詫び、今後の対応です。
返信が遅れた時の謝罪メール
返信が遅れたことをお詫びするメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：返信が遅れたことを謝る
伝えたい内容：
- 返信が遅くなったことへのお詫び
- 問い合わせ内容への回答
- 今後は早めに確認すること
雰囲気：丁寧で誠実
長さ：長すぎない
注意点：言い訳っぽくならないようにしたい謝罪メールでは、理由を詳しく書きすぎると、言い訳のように見えることがあります。
相手に必要な情報を簡潔に伝えましょう。
間違った資料を送った時の謝罪メール
間違った資料を送ってしまった時の謝罪メールを作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：誤った資料を送ったことを謝る
伝えたい内容：
- 誤った資料を送ってしまったことへのお詫び
- 正しい資料を再送すること
- 古い資料は破棄してほしいこと
- 今後は確認を徹底すること
雰囲気：丁寧で誠実
長さ：短め誤送信の場合は、相手に何をしてほしいのかも明確に書きます。
「古い資料は破棄してください」「正しい資料はこちらです」のように、次の行動が分かる文章にしましょう。
日程調整メールのプロンプト例
日程調整では、候補日を分かりやすく書くことが大切です。
打ち合わせ候補日を送るメール
打ち合わせ候補日を送るメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：オンライン打ち合わせの日程調整
伝えたい内容：
- 打ち合わせをお願いしたい
- 候補日は3つ
- 形式はオンライン
- 都合のよい日時を選んでほしい
候補日：
- 6月3日 10:00〜11:00
- 6月4日 14:00〜15:00
- 6月5日 16:00〜17:00
雰囲気：丁寧
長さ：短め候補日は箇条書きにすると見やすくなります。
日時の表記は、午前・午後、曜日、タイムゾーンなど、必要に応じて分かりやすく書きましょう。
日程変更をお願いするメール
打ち合わせ日程の変更をお願いするメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：予定していた打ち合わせ日時を変更したい
伝えたい内容：
- 予定していた日時に参加できなくなった
- お詫びしたい
- 代替候補日を3つ提示したい
- 相手の都合も確認したい
候補日：
- 6月10日 10:00〜11:00
- 6月11日 13:00〜14:00
- 6月12日 15:00〜16:00
雰囲気：丁寧で誠実
長さ：短め日程変更では、まずお詫びを入れ、その後に代替案を提示すると自然です。
文章を整えるプロンプト例
すでに自分で書いたメールを、ChatGPTに整えてもらうこともできます。
丁寧な表現に直す
以下のメール文を、取引先向けに丁寧で自然な表現へ整えてください。
意味は変えず、長くしすぎないでください。
メール文：
ここに自分で書いたメール文を貼る短くする
以下のメール文を、内容を保ったまま短くしてください。
丁寧さは残してください。
メール文：
ここに自分で書いたメール文を貼るやわらかい表現にする
以下のメール文を、きつく見えない表現に直してください。
相手に配慮した言い方にしてください。
メール文：
ここに自分で書いたメール文を貼るこのように、文章の方向性を指定すると、調整しやすくなります。
メール文を作る時の注意点
ChatGPTでメール文を作る時は、便利さだけでなく、確認も大切です。
個人情報や機密情報を入れない
メール文を作る時、実際の氏名、メールアドレス、電話番号、住所、顧客情報、契約内容などをそのまま入力しないようにしましょう。
必要な場合は、次のように置き換えます。
山田太郎さん
→ Aさん
株式会社〇〇
→ 取引先
example@example.com
→ メールアドレスChatGPTに共有する情報は、公開しても困らない形にしてから入力するのがおすすめです。
事実関係を確認する
ChatGPTが作ったメール文は、自然に見えても、日付、名前、添付資料名、金額、約束内容などが間違っている場合があります。
送信前に、次の点を確認しましょう。
- 相手の名前
- 会社名
- 日付と時間
- 添付ファイル名
- 金額
- 期限
- 約束した内容
- 返信が必要かどうか
特に、取引先やお客様に送るメールでは、自分で確認してから送信しましょう。
そのまま送らず、自分の言葉に整える
ChatGPTの文章は、丁寧すぎたり、自分の普段の言い方と違ったりすることがあります。
送る前に、次の点を見直しましょう。
- 自分の立場に合っているか
- 相手との関係に合っているか
- 不自然に堅すぎないか
- 謝りすぎていないか
- 伝えたい内容が抜けていないか
- 余計なことを書いていないか
AIツールで作った文章は、下書きとして使い、最後は自分で調整するのがおすすめです。
まとめ
ChatGPTは、メール文の下書きを作る時に便利です。
うまく使うためには、次の情報をプロンプトに入れると分かりやすくなります。
相手
目的
伝えたい内容
雰囲気
長さ
注意点依頼メール、お礼メール、謝罪メール、日程調整メールなどは、条件を整理して伝えることで、使いやすい下書きを作りやすくなります。
ただし、作られたメール文をそのまま送るのではなく、相手の名前、日付、金額、添付資料、約束内容などを必ず確認しましょう。
個人情報や機密情報をそのまま入力せず、必要な部分だけを伏せて相談することも大切です。