この記事で分かること
この記事では、ChatGPTで議事録を作る時に使いやすいプロンプト例を初心者向けに解説します。
主に、次の内容が分かります。
- ChatGPTで議事録を作る時の基本
- 議事録に入れるとよい項目
- メモから議事録を作るプロンプト例
- 決定事項やTODOを整理するプロンプト例
- 共有しやすい文章に整える方法
- 議事録を作る時の注意点
会議や打ち合わせの後は、話した内容を整理するのに時間がかかることがあります。
ChatGPTを使うと、メモをもとに要点を整理したり、決定事項やTODOを抜き出したりしやすくなります。
ただし、議事録には会社名、担当者名、取引先情報、未公開情報などが含まれることがあります。入力してよい情報か確認し、必要に応じて伏せてから使いましょう。
ChatGPTで議事録を作る時の基本
ChatGPTで議事録を作る時は、いきなり長いメモを貼るよりも、目的と出力形式を指定すると使いやすくなります。
たとえば、次のような情報を伝えます。
- 何の会議か
- 誰向けの議事録か
- どの形式で出してほしいか
- 決定事項を分けるか
- TODOを分けるか
- 文章を短くするか、詳しくするか
- 社外向けか社内向けか
基本の形は次のようになります。
以下の会議メモを、議事録として整理してください。
目的：
読者：
形式：
入れてほしい項目：
注意点：
会議メモ：
ここにメモを貼るこのように指定すると、ただの要約ではなく、使いやすい議事録に近づきます。
議事録に入れるとよい項目
議事録に何を入れるかは、会議の種類によって変わります。
一般的には、次の項目があると分かりやすいです。
- 会議名
- 日時
- 参加者
- 議題
- 話し合った内容
- 決定事項
- TODO
- 担当者
- 期限
- 確認事項
- 次回までの課題
すべてを毎回入れる必要はありません。
短い打ち合わせなら、議題・要点・決定事項・TODO くらいの簡単な形でも十分です。
ブログや個人作業のメモなら、参加者や日時を省略してもよい場合があります。
仕事で使う場合は、会社やチームのルールに合わせましょう。
メモから議事録を作るプロンプト例
まずは、会議メモを議事録に整える基本プロンプトです。
以下の会議メモを、読みやすい議事録に整理してください。
形式：
- 会議の概要
- 話し合った内容
- 決定事項
- TODO
- 確認が必要なこと
条件：
- 箇条書き中心
- 重要な内容を優先
- 不明な点は推測で補わず「確認が必要」と書く
会議メモ：
ここに会議メモを貼るこのプロンプトでは、「不明な点を推測で補わない」と指定しているのが大切です。
議事録では、言っていないことを勝手に追加すると誤解につながります。
決定事項を整理するプロンプト例
会議後に一番確認したいのが、何が決まったかです。
決定事項だけを抜き出したい時は、次のように依頼します。
以下の会議メモから、決定事項だけを抜き出してください。
条件：
- 決定したことだけを書く
- まだ決まっていない内容は含めない
- 不明な点は「未決定」として分ける
- 箇条書きで短くまとめる
会議メモ：
ここに会議メモを貼る決定事項と未決定事項を分けると、後で確認しやすくなります。
たとえば、次のような形です。
決定事項：
- 〇〇を実施する
- 期限は〇月〇日まで
未決定事項：
- 担当者は次回までに確認するTODOを整理するプロンプト例
議事録では、誰が何をいつまでに行うかを整理することも大切です。
TODOを表にしたい場合は、次のように依頼します。
以下の会議メモから、TODOを表に整理してください。
列：
- タスク
- 担当者
- 期限
- 補足
条件：
- 担当者や期限が不明な場合は「未定」と書く
- 推測で担当者を決めない
- Markdown形式の表にする
会議メモ：
ここに会議メモを貼るTODO表にすると、後から見返した時に行動しやすくなります。
担当者や期限が分からない場合は、ChatGPTに勝手に埋めさせず、「未定」としておく方が安全です。
要点だけを短くまとめるプロンプト例
議事録を長くしたくない場合は、要点だけを短くまとめてもらいます。
以下の会議メモを、要点だけに絞って短くまとめてください。
条件：
- 重要な内容を5つ以内
- 1項目は1〜2文
- 決定事項とTODOは分ける
- 細かい雑談は省く
会議メモ：
ここに会議メモを貼る共有チャットやメールに載せる場合は、短い方が読まれやすいことがあります。
ただし、後から正式な記録として使う場合は、短くしすぎないようにしましょう。
共有用の文章に整えるプロンプト例
議事録をそのまま共有するのではなく、メールやチャット用の文章に整えたい場合もあります。
以下の議事録を、社内チャットで共有しやすい文章に整えてください。
条件：
- 冒頭に一言あいさつを入れる
- 決定事項とTODOを分ける
- 丁寧だが堅すぎない文章にする
- 長くなりすぎないようにする
議事録：
ここに議事録を貼るメール向けなら、次のように指定します。
以下の議事録を、会議参加者に送るメール文に整えてください。
条件：
- 件名案も作る
- 本文は丁寧な表現にする
- 決定事項とTODOを分ける
- 返信が必要な確認事項があれば最後にまとめる
議事録：
ここに議事録を貼る共有先に合わせて、チャット向け、メール向け、社外向けなどを指定すると使いやすくなります。
箇条書きから議事録を作るプロンプト例
会議中に細かい文章を書くのが難しい場合は、箇条書きメモだけでも整理できます。
以下の箇条書きメモを、議事録として整理してください。
形式：
- 議題
- 要点
- 決定事項
- TODO
- 未確認事項
条件：
- 箇条書きの内容をもとに整理する
- 書かれていない情報は推測しない
- 不明な点は未確認事項に入れる
箇条書きメモ：
ここにメモを貼る会議中は、完璧な文章にしようとせず、あとで整理できる程度のメモを残すだけでも役立ちます。
音声文字起こしから整理する時のプロンプト例
音声文字起こしを使っている場合、文章が長くなったり、話し言葉が多くなったりします。
その場合は、次のように依頼します。
以下の文字起こしを、議事録として整理してください。
条件：
- 話し言葉をそのまま残さず、要点を整理する
- 決定事項、TODO、確認事項を分ける
- 発言者名が不明な場合は無理に補わない
- 内容があいまいな部分は「確認が必要」と書く
- 機密情報や個人情報が含まれていないか注意して扱う
文字起こし：
ここに文字起こしを貼る文字起こしは便利ですが、聞き間違いや変換ミスが含まれることがあります。
重要な内容は、元の録音や参加者に確認してから使いましょう。
議事録を表にするプロンプト例
TODOや論点を表にすると、確認しやすくなります。
以下の議事録を、確認しやすい表に整理してください。
列：
- 項目
- 内容
- 担当者
- 期限
- 状態
条件：
- Markdown形式の表
- 担当者や期限が不明な場合は「未定」
- 長すぎる文章は短くする
議事録：
ここに議事録を貼る表にすると見やすい一方で、スマホでは横に長くなりすぎる場合があります。
列が多い時は、次のように依頼しましょう。
スマホでも読みやすいように、列を3つ以内にしてください。議事録を確認するプロンプト例
ChatGPTで作った議事録を、さらに確認してもらうこともできます。
以下の議事録を確認してください。
確認してほしいこと：
- 決定事項とTODOが分かれているか
- 担当者や期限が不明なものがないか
- 推測で書かれている部分がないか
- 重要そうな確認事項が残っていないか
- 文章が長すぎないか
議事録：
ここに議事録を貼るこのように、作成だけでなく確認にも使うと、見落としを減らしやすくなります。
入力してはいけない情報に注意する
議事録には、個人情報や機密情報が含まれやすいです。
ChatGPTに貼る前に、入力してよい内容か確認しましょう。
特に、次のような情報は注意が必要です。
氏名
電話番号
メールアドレス
住所
顧客名
取引先名
契約金額
未公開の企画
社内の機密情報
パスワード
認証コード
APIキー必要に応じて、次のように置き換えます。
山田太郎さん
→ Aさん
株式会社〇〇
→ 取引先A
契約金額 100万円
→ 契約金額は伏せています内容を伏せても、議事録の構成やTODO整理は十分にできます。
ChatGPTで議事録を作る時の注意点
ChatGPTで議事録を作る時は、便利さだけでなく、正確性にも注意しましょう。
推測で補わせない
議事録は、会議で話した内容を記録するものです。
書かれていない内容をChatGPTが推測で補うと、事実と違う記録になる可能性があります。
プロンプトには、次のように入れておくと安心です。
書かれていない内容は推測しないでください。
不明な点は「確認が必要」と書いてください。重要な内容は人が確認する
会議の決定事項、担当者、期限、金額、契約内容などは、人が必ず確認しましょう。
ChatGPTが作った文章は読みやすくても、元メモの読み取りや整理が間違っている場合があります。
特に仕事で共有する議事録は、送信前に自分で確認することが大切です。
社外向けは慎重に整える
社外向けの議事録やメールでは、言い方や情報の出し方に注意が必要です。
内部向けのメモをそのまま社外に出すと、不要な情報まで共有してしまうことがあります。
社外向けにする場合は、次のように指定しましょう。
社外に送る前提で、不要な内部情報を含めず、丁寧な表現に整えてください。ただし、最終確認は必ず人が行いましょう。
使いやすいテンプレート
最後に、議事録作成で使いやすいテンプレートをまとめます。
以下の会議メモを、議事録として整理してください。
会議の目的：
共有先：
出力形式：
- 概要
- 議題
- 要点
- 決定事項
- TODO
- 確認事項
条件：
- 箇条書き中心
- 書かれていない内容は推測しない
- 担当者や期限が不明な場合は「未定」と書く
- 不明な点は「確認が必要」と書く
- 個人情報や機密情報が含まれている可能性があるため、扱いに注意する
会議メモ：
ここにメモを貼るこのテンプレートをもとに、社内向け、メール向け、短め、表形式などに変えて使うと便利です。
まとめ
ChatGPTは、会議メモを議事録に整理する時に便利です。
要点、決定事項、TODO、確認事項を分けることで、後から見返しやすい記録にできます。
使う時は、次の点を意識しましょう。
- 目的と出力形式を指定する
- 決定事項とTODOを分ける
- 担当者や期限が不明なら未定にする
- 書かれていない内容を推測させない
- 個人情報や機密情報をそのまま入力しない
- 重要な内容は人が確認する
ChatGPTは、議事録を作る作業を助けてくれる道具です。
最後は自分で内容を確認し、共有先に合わせて整えることで、安心して使える議事録にできます。