ChatGPTは、ブログ記事、説明文、SNS投稿、メール文などの下書きを作る時に便利です。さらに、自分で書いた文章の誤字脱字を確認したり、読みやすく直したりする時にも役立ちます。
ただし、「文章を書いて」「直して」とだけ依頼すると、一般的すぎる文章になったり、元の意味が変わったりすることがあります。目的、読者、文体、条件を伝え、最後は自分で確認することが大切です。
この記事では、ChatGPTで文章を作成・添削する方法を初心者向けにまとめます。メール作成だけを知りたい人にも使いやすいように、依頼・お礼・謝罪・日程調整メールのプロンプト例も独立した章で紹介します。
この記事で分かること
- ChatGPTで文章を作る時に入れるとよい項目
- ざっくりした依頼と具体的な依頼の違い
- ブログ、説明文、SNS投稿に使える基本プロンプト
- 誤字脱字、読みやすさ、丁寧さを直す添削プロンプト
- 依頼・お礼・謝罪・日程調整メールのプロンプト例
- 公開・送信前に確認したい注意点
目的に合わせて、次の章から読むこともできます。
ChatGPTそのものの基本的な使い方は、ChatGPTの基本的な使い方を初心者向けに解説でまとめています。
ChatGPTで文章を作る時の基本
文章作成では、最初から完成品を求めるよりも、使いやすい下書きを作ってもらい、自分で整える前提で使うと失敗しにくくなります。
ざっくりした依頼と具体的な依頼の違い
たとえば、次の依頼だけでもChatGPTは文章を作れます。
メール文を作ってください。しかし、これだけでは「誰に送るのか」「何を伝えるのか」「どのくらい丁寧にするのか」が分かりません。ChatGPTは足りない情報を一般的な内容で補うため、自分の状況に合わない文章になることがあります。
次のように条件を足すと、下書きとして使いやすくなります。
取引先に、打ち合わせ日程の変更をお願いするメール文を作ってください。
相手に失礼がないように、丁寧な表現にしてください。
日程変更の理由は「社内会議が入ったため」です。
候補日は3つ提示する形にしてください。この依頼では、相手、目的、理由、文体、構成が分かります。条件を詰め込みすぎると回答がぼやけることもあるため、最初は重要な条件を2〜3個入れ、必要に応じて追加で直すのがおすすめです。
目的・読者・条件・文体を伝える
文章作成のプロンプトには、次の4つを入れると結果が安定しやすくなります。
- 目的：何のために使う文章か
- 読者：誰に向けた文章か
- 条件：文字数、形式、入れる内容、避けたい表現など
- 文体：丁寧、やさしい、簡潔、ビジネス調など
入力例です。
初心者向けのブログ記事の導入文を作ってください。
目的：
Windows 11でファイルの拡張子を表示する方法を説明する記事です。
読者：
PCに詳しくない初心者です。
条件：
100〜150文字くらいで、難しい言葉を使わずにしてください。
文体：
やさしく、落ち着いた雰囲気でお願いします。「誰に」「何を」「どのくらいの長さで」「どんな雰囲気で」書くかを伝えると、あとから自分の言葉に直しやすい下書きになります。
入れてほしい内容と避けたい表現を指定する
必ず入れたい内容は、箇条書きで指定すると反映されやすくなります。
次の内容を必ず入れてください。
- 申し込み期限
- 料金
- 注意点
- 問い合わせ先反対に、避けたい表現も伝えておくと、あとで直す手間を減らせます。
次の表現は避けてください。
- 強い売り込み表現
- 不安をあおる表現
- 「必ず」「絶対」などの断定表現
- 専門用語の使いすぎ文章の種類がブログ、メール、SNS投稿のどれであっても、目的・読者・条件・文体・入れたい内容・避けたい表現を整理してから依頼する考え方は共通です。
文章作成で使える基本プロンプト
ここでは、文章の種類ごとに使いやすい代表的なプロンプトを紹介します。テーマや条件を書き換えて使ってください。
ブログ記事・説明文を作る
ブログ記事や説明文では、読者と目的を先に伝えると、説明の方向性が安定しやすくなります。
次のテーマで、初心者向けの説明文を作ってください。
テーマ：
ここにテーマを書く
読者：
初めてこの内容を知る人
目的：
読者が基本を理解し、自分で確認できるようにする
文体：
やさしく、分かりやすく、落ち着いた文体
条件：
- 専門用語はできるだけ少なくする
- 必要な専門用語には短い説明を付ける
- 見出しを使う
- 手順がある場合は番号付きで書く
- 注意点も入れる
- 最後にまとめを入れる説明文では、「初心者向け」「300文字以内」「具体例を1つ入れる」のように、使う場所に合わせて条件を足すと調整しやすくなります。
箇条書きやSNS投稿文を作る
メモを整理したい時や、短い投稿文を作りたい時は、形式と文字数を指定します。
次の内容を、分かりやすい箇条書きに整理してください。
内容：
ここに文章やメモを貼る
条件：
- 重要な順に並べる
- 似た内容はまとめる
- 5〜7個程度にする
- 1項目は短くする
- 必要なら見出しを付けるSNS投稿文なら、投稿先の文字数制限を確認してから依頼します。
次の内容をもとに、SNS投稿文を3案作ってください。
伝えたい内容：
ここに内容を書く
読者：
ここに読者を書く
文体：
親しみやすく、分かりやすく
条件：
- 140字以内
- 強すぎる表現は避ける
- 読んだ人が次に何をすればよいか分かるようにする箇条書き整理は補助的な使い方として便利ですが、長文要約、議事録作成、本格的な比較表作成まで広げたい場合は、それぞれの目的に合う記事やプロンプトを使い分けましょう。
思った結果にならない時は追加で指示する
最初の回答が思った通りでない時は、最初から全部やり直すより、追加で修正依頼を出すと調整しやすくなります。
この文章を半分くらいの長さにしてください。専門用語を減らして、初心者向けに書き直してください。別の言い方で3案出してください。見出しを付けて、読みやすく整理してください。追加指示を出す時も、意味が変わっていないか、必要な情報が消えていないかは自分で確認しましょう。
ChatGPTで文章を添削・修正する方法
添削では、「どこまで直してよいか」を指定することが大切です。誤字脱字だけ見たい時と、大きく読みやすくしたい時では、プロンプトを分けましょう。
意味や雰囲気を変えずに直す
文章の雰囲気を残したい場合は、「意味を変えない」「必要以上に書き換えない」と明記します。
以下の文章を読みやすく直してください。
条件：
- 意味は変えない
- 文章の雰囲気はできるだけ残す
- 必要以上に書き換えない
- 誤字脱字も直す
- 不自然な表現があれば自然にする
- 修正後の文章だけ出す
文章：
ここに文章を貼る「直して」とだけ書くと、内容が大きく変わることがあります。元の意図を残したい文章ほど、修正範囲を狭く指定しましょう。
誤字脱字だけを確認する
文章全体の言い回しを変えず、誤字脱字だけ見たい時のプロンプトです。
以下の文章の誤字脱字だけを確認してください。
条件：
- 意味や言い回しはできるだけ変えない
- 誤字脱字、変換ミス、不自然な句読点だけ直す
- 修正した箇所があれば、理由も簡単に説明する
文章：
ここに文章を貼る「読みやすくして」と頼むと、文章全体が書き換わる場合があります。最小限の修正にしたい時は、「誤字脱字だけ」と範囲を限定します。
読みやすく短い文章へ直す
意味は合っているけれど読みにくい時は、一文の長さや難しい表現を調整してもらいます。
以下の文章を、初心者にも読みやすい文章に整えてください。
条件：
- 意味は変えない
- 一文が長いところは短くする
- 難しい表現はやさしくする
- 同じ表現の繰り返しを減らす
- 不自然な言い回しを自然にする
- 修正後の文章だけ出す
文章：
ここに文章を貼る短くしたい時は、次のように文字量の目安も入れます。
以下の文章を、意味を変えずに短くしてください。
条件：
- 重要な内容は残す
- 初心者に必要な説明は残す
- 重複している表現を減らす
- 一文を短くする
- 文章量を半分程度にする
- 修正後の文章だけ出す
文章：
ここに文章を貼る短くしすぎると必要な説明まで消えることがあります。残したい内容がある場合は、条件に含めておきましょう。
丁寧さやトーンを調整する
仕事のメール、問い合わせ返信、案内文などでは、丁寧さやトーンを指定します。
以下の文章を、丁寧で自然な表現に直してください。
条件：
- 堅すぎない丁寧な文章にする
- 上から目線にしない
- 意味は変えない
- 必要以上に長くしない
- 修正後の文章だけ出す
文章：
ここに文章を貼るカジュアルすぎる文章を落ち着かせたい時は、次のように指定します。
以下の文章を、カジュアルすぎない自然な文章に整えてください。
条件：
- くだけすぎた表現を少し整える
- 失礼に見える表現があれば直す
- 丁寧だが堅すぎない文章にする
- 意味は変えない
文章：
ここに文章を貼るやさしい表現、ビジネス向け、社内向け、お客様向けなど、読者や相手との関係も一緒に伝えると自然になります。
修正前後と修正理由を確認する
どこが変わったか知りたい場合は、修正理由も出してもらいます。
以下の文章を読みやすく修正してください。
条件：
- 意味は変えない
- 修正後の文章を出す
- その後に、主な修正点を3つ以内で説明する
- 数字、日付、金額、条件、約束が変わっていないかも確認する
文章：
ここに文章を貼る修正理由が分かると、自分の文章の癖にも気づきやすくなります。ただし、急いでいる時は「修正後の文章だけ出す」と指定した方が早いです。
ChatGPTでメール文を作るプロンプト例
メール作成では、相手との関係、目的、伝えたい内容を整理してから依頼すると、送信前に直しやすい下書きになります。この章だけを読んでも使えるように、メール用のプロンプト例をまとめます。
メール作成でChatGPTへ伝える項目
メール文を作る時は、次の項目を入れると意図に合った下書きになりやすいです。
- 相手：社内、取引先、お客様、友人など
- 目的：依頼、お礼、謝罪、日程調整、案内など
- 伝えたい内容：必ず入れたい情報
- 丁寧さ・雰囲気：丁寧、誠実、やわらかい、簡潔など
- 長さ：短め、少し丁寧、件名もほしいなど
- 期限や候補日：返信期限、候補日時、場所、オンライン可否など
- 謝罪やお礼の有無：入れたい場合は明記する
同じ内容でも、友人向け、社内向け、取引先向け、お客様向けでは適した言い方が変わります。相手との関係に合わせて文体を調整する前提で使いましょう。
どのメールにも使える基本テンプレート
まずは、どんなメールにも使いやすい基本形です。
以下の内容でメール文を作ってください。
相手：
目的：
伝えたい内容：
丁寧さ・雰囲気：
長さ：
期限や候補日：
謝罪やお礼の有無：
注意点：入力例です。
以下の内容でメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：打ち合わせ日程の変更をお願いする
伝えたい内容：
- 予定していた日時に参加できなくなった
- お詫びしたい
- 代替候補日を3つ提示したい
丁寧さ・雰囲気：丁寧で失礼のない表現
長さ：長すぎない
期限や候補日：候補日は仮の日程A、日程B、日程Cとして書く
謝罪やお礼の有無：お詫びを入れる
注意点：理由は詳しく書かず、簡潔にしたい会社名や個人名を入れなくても、仮名や伏せ字で十分に下書きは作れます。
依頼メールを作るプロンプト例
依頼メールでは、相手にしてほしいことと期限を明確にしつつ、強すぎる表現にならないようにします。
取引先に確認をお願いするメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：添付資料の内容を確認してもらう
伝えたい内容：
- 資料を添付した
- 内容に問題がないか確認してほしい
- 修正点があれば教えてほしい
- 可能であれば今週中に返信がほしい
丁寧さ・雰囲気：丁寧でやわらかい
長さ：短め
注意点：相手に負担をかける言い方にしない期限を書く時は、「必ず今週中にお願いします」と強く言い切るより、「可能であれば今週中にご確認いただけますと幸いです」のような表現にすると、やわらかい印象になります。
お礼メールを作るプロンプト例
お礼メールは、何に対して感謝しているのかを具体的に書くと、気持ちが伝わりやすくなります。
打ち合わせ後のお礼メールを作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：打ち合わせのお礼を伝える
伝えたい内容：
- 本日の打ち合わせへのお礼
- 説明が分かりやすかったこと
- 次回までにこちらで資料を確認すること
- 今後ともよろしくお願いしたいこと
丁寧さ・雰囲気：丁寧で自然
長さ：短め
注意点：定型文だけに見えないようにしたいお礼だけでなく、次に何をするのかも1文入れると、相手が状況を把握しやすくなります。
謝罪メールを作るプロンプト例
謝罪メールでは、言い訳を増やしすぎず、何が起きたのか、お詫び、今後の対応を簡潔に伝えます。
返信が遅れたことをお詫びするメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：返信が遅れたことを謝る
伝えたい内容：
- 返信が遅くなったことへのお詫び
- 問い合わせ内容への回答
- 今後は早めに確認すること
丁寧さ・雰囲気：丁寧で誠実
長さ：長すぎない
注意点：言い訳っぽくならないようにしたい資料の誤送信など、相手に行動してほしいことがある場合は、「正しい資料を再送する」「古い資料は破棄してほしい」のように次の行動も明確にしましょう。
日程調整メールを作るプロンプト例
日程調整では、候補日時を箇条書きにすると見やすくなります。曜日、時間帯、オンラインか対面かも必要に応じて入れましょう。
打ち合わせ候補日を送るメール文を作ってください。
相手：取引先の担当者
目的：オンライン打ち合わせの日程調整
伝えたい内容：
- 打ち合わせをお願いしたい
- 候補日は3つ
- 形式はオンライン
- 都合のよい日時を選んでほしい
候補日：
- ○月○日（○）10:00〜11:00
- ○月○日（○）14:00〜15:00
- ○月○日（○）16:00〜17:00
丁寧さ・雰囲気：丁寧
長さ：短め日程変更をお願いする場合は、先にお詫びを入れ、その後に代替案を提示すると自然です。候補日を仮名で書く場合でも、送信前には実際の日付・曜日・時間が正しいか確認してください。
自分で書いたメールを添削する方法
すでに自分で書いたメールを、丁寧・短く・柔らかく整えてもらうこともできます。
以下のメール文を、取引先向けに丁寧で自然な表現へ整えてください。
条件：
- 意味は変えない
- 長くしすぎない
- きつく見える表現があれば柔らかくする
- 相手との約束や条件を勝手に追加しない
メール文：
ここに自分で書いたメール文を貼る短くしたい時は「丁寧さは残して短く」、柔らかくしたい時は「相手に配慮した言い方に」と追加すると調整しやすくなります。
ChatGPTで作ったメールを送る前の確認
メールは送信すると相手に直接届くため、公開記事以上に細かい確認が必要です。
送信前に、次を確認しましょう。
- 宛名、会社名、氏名が正しいか
- 日付、曜日、時間、場所、URLが正しいか
- 添付ファイル名と添付忘れがないか
- 金額、期限、条件が正しいか
- AIが勝手に約束や条件を追加していないか
- 謝罪や依頼の温度感が相手との関係に合っているか
- 個人情報や機密情報が残っていないか
- 最後に自分の言葉として自然に読めるか
AIが作ったメールは下書きです。重要な取引先や謝罪メールでは、そのまま送らず、自分で状況に合う表現へ整えましょう。回答をそのまま信じないための確認の考え方は、AIツールの回答をそのまま信じないための確認ポイントも参考になります。
ChatGPTで作成・添削した文章を使う時の注意点
ChatGPTの文章は便利ですが、生成結果は状況によって変わります。公開・送信前には、事実、個人情報、自分の意図とのズレを必ず確認しましょう。
事実・数字・日付を確認する
ChatGPTの回答には、誤った情報や古い情報が含まれることがあります。特に、次の内容は確認しましょう。
- 料金、金額、割引率
- 日付、曜日、時間、期限
- 固有名詞、会社名、サービス名
- 手順、仕様、サービス内容
- 契約内容、条件、約束
- 法律、医療、税務、金融などの専門情報
- セキュリティに関わる内容
重要な情報は、公式サイトや信頼できる情報源で確認してから使いましょう。
個人情報や機密情報を入力しない
文章作成や添削を依頼する時に、個人情報や機密情報をそのまま入力しないようにしましょう。
たとえば、次のような情報は伏せるか、入力を避けます。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- パスワード、認証コード、APIキー
- クレジットカード情報
- 顧客情報、契約情報
- 会社の未公開情報、社外秘資料
必要な場合は、次のように置き換えます。
山田太郎さん → Aさん
株式会社〇〇 → 取引先A
具体的な金額 → 金額は伏せています
example@example.com → メールアドレス入力を避けたい情報の一覧や、相談できる形に変える工夫は、AIツールの入力情報と安全な使い方で詳しくまとめています。
自分の言葉と状況に合わせて調整する
ChatGPTの文章は、汎用的で丁寧すぎたり、自分の普段の言い方と違ったりすることがあります。
公開する文章や人に送る文章では、次の点を見直しましょう。
- 自分の立場や経験に合っているか
- 読者や相手との関係に合っているか
- 必要な情報が抜けていないか
- 不自然に堅すぎないか
- 強すぎる断定や大げさな表現がないか
- 読者が次に何をすればよいか分かるか
- 引用、画像、他人の文章を使っている場合に、出典や利用条件を確認しているか
引用、画像、他人の文章を使っている場合は、出典や利用条件を確認し、無断転載になっていないか確認しましょう。AIの文章は下書きとして使い、最後は自分の言葉で整えると自然になります。
AIが勝手に内容を追加していないか確認する
AIは、自然な文章に見せるために、入力していない情報を補うことがあります。特に、メールや仕事の文章では注意が必要です。
確認したい例です。
- 約束していない納期を書いていないか
- 確定していない金額や条件を書いていないか
- 添付していない資料に触れていないか
- 実施しない対応を約束していないか
- 元の文章にない説明を事実のように追加していないか
「意味を変えない」「条件や約束を勝手に追加しない」とプロンプトに入れても、最後の確認は必要です。AIの文章を公開・送信する前には、人が読み直しましょう。
まとめ
ChatGPTで文章を作成・添削する時は、目的、読者、条件、文体をセットで伝えると、使いやすい下書きに近づきます。
文章を直してもらう時は、「意味を変えない」「必要以上に書き換えない」「誤字脱字だけ」など、修正範囲を具体的に指定しましょう。
メール文では、相手、目的、伝えたい内容、丁寧さ、期限や候補日、謝罪やお礼の有無を整理してから依頼すると、依頼・お礼・謝罪・日程調整の下書きを作りやすくなります。
ただし、AIの文章は完成品ではありません。数字、日付、金額、固有名詞、約束、個人情報を確認し、自分の状況に合う言葉へ整えてから公開・送信しましょう。